الجلسات عن بُعد والجلسات الافتراضية

يتمتع المركز بقاعات جلسات عالية الإمكانيات مزودة بأنظمة الفيديوكونفرانس المتميزة (Polycom HDX) وأنظمة غرف اجتماعات تفاعلية مثبتة داخل الغرف لضمان تجربة بصرية ذات مؤثرات عالية وبيئة واقعية للاجتماعات. ويمكن لنظام الفيديوكونفرانس استضافة جلسات عن بُعد أو جلسات افتراضية متصلة بشبكة الإنترنت باستخدام المنصات الإلكترونية المتاحة، والتي يمكن توصيلها بأكبر عدد ممكن من الأشخاص المسموح لهم الاتصال عن بعد عبر المنصات المختلفة.

يقدم المركز لهيئات التحكيم من خلال المسئولين عن إدارة القضايا لدى المركز فرصة عقد الجلسات عن بُعد من خلال المنصات الأكثر تفضيلًا (Microsoft Teams أو Zoom). وعليه، يستقبل المركز من هيئة التحكيم طلبًا للقيام بذلك. ومن خلال المسئول عن ملف القضايا لدى المركز، يرسل المركز بعد ذلك الرابط الخاص بالجلسة على المنصة المختارة إلى الأطراف ومحاميهم وهيئة التحكيم والشهود والخبراء، إن وجِدوا (يشار إليهم فيما بعد بـ»الحاضرين للجلسة»)، ويطلب المركز إجراء تجربة قبل عقد الجلسة لاكتشاف أية مشكلات فنية وإصلاحها (قبل الجلسة الشفهية بيومين أو ثلاثة على الأقل). كما ينظم المركز غرف جانبية افتراضية لكافة الحاضرين للجلسة. ويسأل المركز هيئة التحكيم عما إذا كان يجب تسجيل الجلسة (صوتيًا أو فيديو) أم لا، وتقوم الهيئة بدورها بسؤال الأطراف عن ذلك. ويساعد مسئول تكنولوجيا المعلومات لدى المركز كافة الحاضرين للجلسة قبل وأثناء وبعد عقد الجلسة متى كانوا بحاجة إلى أي مساعدة فنية أخرى.

يُحدد عدد الحاضرين للجلسة من خلال المراسلات المتبادلة عبر البريد الإلكتروني. وفي حالة إرسال أي من الحاضرين رابط الدعوة لأي شخص آخر لحضور الجلسة، فإن البروتوكول المعمول به لدى المركز يقتضي أنه، بعد استطلاع توضيح هيئة التحكيم بشأن الشخص غير المدرج في القائمة، يقوم مسئول تكنولوجيا المعلومات لدى المركز برفض طلب دخول غير المدرجين بقائمة الحاضرين للجلسة.

يرسل المسئول عن ملف القضية رسالة عبر البريد الإلكتروني للحاضرين قبل الجلسة لإجراء مكالمة اختبار (بإشراف مسئول تكنولوجيا المعلومات) مباشرةً قبل بداية كل جلسة عن بُعد بغرض مناقشة أي مشاكل فنية محتملة مرة أخرى. كما يتواجد مسئولو تكنولوجيا المعلومات لدى المركز في كل الجلسات لاكتشاف أية مشكلات فنية أثناء الجلسة وإصلاحها. وخلال الجلسات التي تُعقد بحضور فعلي جزئي داخل المركز مع تواجد بعض الحاضرين عن بُعد، يتواجد مسئول تكنولوجيا المعلومات للتأكد من أن كافة الحاضرين للجلسة يمكنهم الوصول إلى المواد المرئية نفسها ويمكنهم سماع بعضهم البعض والرد بشكل فعال. كما يوجد اتصال احتياطي بالإنترنت للاستخدام على المنصة الإلكترونية المتفق عليها في حال ظهور أي مشكلة في الاتصال الأساسي بالإنترنت؛ وفي حال استمرار المشكلة، يستخدم مسئول تكنولوجيا المعلومات منصة إلكترونية أخرى للانتقال إليها. وهذا هو البروتوكول المعمول به في حالة حدوث أي عطل فني أثناء استخدام تقنية فيديوكونفرانس، بحيث تستمر الجلسة مع أقل قدر من التعطل. وبعد انتهاء الجلسة، يرسل المسئول عن ملف القضية بريدًا إلكترونيًا للحاضرين للجلسة يحتوي على رابط به تسجيل للجلسة مع كلمة سر مركبة سارية لمدة أسبوع.